NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de datos
personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la constitución política, la ley
1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones
complementarias y será aplicada por el GRUPO CARDISEL, respecto de la recolección
almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que
constituyan tratamiento de datos personales.
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad
legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de sus datos personales.
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado
por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos
personales. En el aviso de privacidad se comunica al Titular la información relativa a la
existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma
de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
c) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la
constitución política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre
otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad
de comerciante o de servidor público y aquellos que no puedan obtenerse sin reserva
alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en
registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para
el titular.
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
titular o cuyo uso indebido pude generar su discriminación, tales como aquellos que revelen
el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biométricos.
) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento.
i) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
EL GRUPO CARDISEL podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores, trabajadores,
contratistas y el pago de obligaciones contractuales.
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios y clientes.
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
d) Evaluar la calidad del servicio.
e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS
y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o
por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o
servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar,
invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones
o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por el GRUPO CARDISEL
y/o por terceras personas.
g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
h) soportar procesos de auditoría interna o externa.
i) Registrar la información de empleados y contratistas (activos e inactivos) en las bases de
datos del GRUPO CARDISEL.
i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de
privacidad respectivo, según sea el caso.
j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales,
vinculadas, o subordinadas de GRUPO CARDISEL ubicadas en Colombia o cualquier otro
país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí
indicados. Respectos de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad,
(ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad (iii)
obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de
GRUPO CARDISEL éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes
e instalaciones de GRUPO CARDISEL y podrán ser utilizados como prueba en cualquier
tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo
para los propósitos aquí señalados, y por tanto GRUPO CARDISEL no procederá a vender,
licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que : (i) exista autorización expresa para
hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios
encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos;
(iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre
de GRUPO CARDISEL o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercadeo
conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición,
desinversión, u otro proceso de reestructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o
permitido por la ley. GRUPO CARDISEL podrá subcontratar a terceros para el
procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se
subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporciones
información personal a terceros prestadores de servicios, GRUPO CARDISEL advierte a
dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de
seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita
que no se divulgue la información personal a otros.
El tratamiento de datos personales en GRUPO CARDISEL se regirá por los siguientes
principios:
a) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a
una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.
b) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento,
previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a
obtener del GRUPO CARDISEL en cualquier momento y sin restricciones, información
acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se
derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y
la constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la
autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros
autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte del GRUPO
CARDISEL se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de
datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
PARAGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el
titular podrá negarse a autorizar su tratamiento.
Los titulares de datos personales por sí o por intermedios de su representante y/o
apoderado o causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos
personales que sean objeto de tratamiento por parte del GRUPO CARDISEL
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén
bajo el control del GRUPO CARDISEL para efectos de consultarlos de manera gratuita al
menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales
de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la
actualización rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de
tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: Salvo en los eventos en los cuales, según
las normas legales vigentes; no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
e) Derecho a presentar quejas ante la superintendencia de industria y comercio: Por
infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos
personales.
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la superintendencia de
industria y comercio. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos
antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su
identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARAGRAFO
SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las
personas que estén facultadas para representarlos.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que el GRUPO CARDISEL
está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley.
En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:
A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) solicitar y conservar, en las condiciones
previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii)
informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) informar a solicitud del
titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) tramitar las consultas y reclamos
formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios
de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la
siguiente política (vi)- conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos
personales cuando ello sea procedente.
B. Deberes cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el
tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del
tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes (i) Establecer que el responsable del
tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como
encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho
de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
(iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v)
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco
(5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) tramitar las consultas y reclamos
formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar
en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la
presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión
judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales
relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que
esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
superintendencia de industria y comercio. (xi) permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
(xii) Informar a la superintendencia de industria y comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de lostitulares. (xiii) cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia deindustria y comercio.
C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un encargado (i) Suministrar al
encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté
previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos
se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas
contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar
que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al
encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le
haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a ese se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al
encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para
que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) exigir al encargado del tratamiento,
en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información
del titular. (vi) informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se
encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y
no haya finalizado el trámite respectivo.
D. Deberes respecto de la superintendencia de industria y comercio (i) Informarle las
eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la
administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, GRUPO
CARDISEL solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y
tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos
efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba
de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del decreto 1377
de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para
satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con
observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
En el evento en el que GRUPO CARDISEL no pueda poner a disposición del titular del dato
personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la superintendencia de industria y comercio.
Solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo
que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el
tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los
aspectos administrativos, contable, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que
dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión.
No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se
requiera para el cumplimiento de una obligación legal y contractual.
GRUPO CARDISEL será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que
formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la
presente política, a excepción del descrito en su literal e).
Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar
su petición, queja o reclamo al correo electrónico de cada uno de los CDA que hacen parte
del GRUPO CARDISEL o en las instalaciones de estos.
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de
los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se
quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los
cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de
que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al
interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El termino máximo
para atender el reclamo que será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá un reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la ley 1581 de 2012, GRUPO
CARDISEL adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias
para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos
personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la
información.
